Charte & règlements

 

 

Article I : Nom corporatif

1.1  Regroupement Québécois en soins de plaies (RQSP)

Article II : Prémisses et valeurs

2.1  Considérant que les soins de plaies constituent une problématique de santé importante au Québec;

2.2  Considérant que différents intervenants oeuvrent quotidiennement auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie;

2.3  Considérant qu’il n’existe aucune structure québécoise soutenant le développement de la pratique des soins de plaies;

2.4  Considérant qu’un partenariat sain, qu'un partenariat exempt de conflit d’intérêt ou de préférences personnelles avec les membres des industries œuvrant en soins de plaies, est à la base d’une collaboration efficace et efficiente;

2.5  Considérant que les valeurs de respect, de réciprocité, de transparence et d'empathie sont au coeur de la pratique des soins de plaies au Québec;

2.6  La création, la mise sur pied et le maintien d'un regroupement québécois, dirigé par des québécois et rencontrant les besoins, les priorités ainsi que les spécificités de la clientèle québécoise à risque ou présentant une plaie, est aujourd'hui nécessaire.

Article III : Mission

3.1  La création et le maintien d’un regroupement québécois dirigé par des professionnels québécois afin de cibler les priorités et les spécificités dans le but de répondre aux besoins, de la clientèle québécoise à risque ou présentant une plaie.

Article IV : Objectifs

4.1  Optimiser la qualité de vie ainsi que les soins dispensés et offerts aux personnes à risque ou présentant une plaie;

4.2  Développer la formation initiale et avancée en soins de plaies pour les intervenants œuvrant auprès de la clientèle ciblée;

4.3  Harmoniser les pratiques de soins de plaies au Québec selon les dernières données probantes;

4.4  Uniformiser les outils légaux et la documentation en soins de plaies au Québec;

4.5  Faciliter le développement et l’implantation et le développement de pratiques exemplaires en soins de plaies au Québec et en promouvoir la diffusion;

4.6  Offrir des activités de développement des connaissances et des compétences en soins de plaies à l’aide de différents médiums de communication;

4.7  Développer un rôle consultatif et contribuer à la prise de décision auprès des différentes instances décisionnelles gouvernementales;

4.8  Offrir aux membres une structure de communication, d’échanges et de partenariat.

Article V : Membres

5.1  Membre non professionnel
Non professionnel œuvrant auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie ou patient. Cotisation individuelle annuelle.

5.2  Membre professionnel
Professionnel de la santé, membre en règle de son ordre/regroupement professionnel, œuvrant auprès d’une clientèle à risque ou présentant une plaie. Cotisation individuelle annuelle.

5.3  Membre corporatif
Partenaire corporatif. Cotisation corporative annuelle.

5.4  Membre honoraire

Personne ayant exécuté deux mandats au sein du comité exécutif et nommée par les membres de ce comité à titre honoraire. Le membre honoraire est exempt de toute cotisation. Cette personne pourra siéger à nouveau au sein du comité exécutif lors d'une élection.

 

Article VI : Composition et rôles des membres du comité exécutif

6.1  Présidente

6.1.1  Être professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.1.2  Préside les assemblées générales et générales spéciales;

6.1.3  Prépare les ordres du jour et les documents inhérents au regroupement avec l’aide des membres du comité exécutif;

6.1.4  Rend disponible l’ensemble des documents inhérents au regroupement;

6.1.5  Prépare et présente un rapport annuel relatif à l’ensemble des activités du regroupement lors de l’assemblée générale annuelle;

6.1.6  Cosigne les documents légaux ainsi que les chèques émis par le regroupement, et ce, avec un membre du comité exécutif;

6.1.7  Préside le comité exécutif et participe, au besoin, aux comités ad hoc;

6.1.8  S’assure que le comité exécutif s’acquitte de ses devoirs et responsabilités;

6.1 9  Représente activement les membres du regroupement et agit à titre de porte-parole officiel lors des activités externes et auprès des différentes instances québécoises;

6.1.10  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.2  Vice-présidente

6.2.1  Être professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.2.2  Seconde la présidente;

6.2.3  Remplace la présidente en son absence et exerce à ce moment précis l’ensemble des rôles et responsabilités;

6.2.4  Cosigne les documents légaux émis par le regroupement, et ce, avec la présidente;

6.2.5  Représente activement les membres du regroupement lors des activités externes et auprès des différentes instances québécoises;

6.2.6  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.3  Secrétaire

6.3.1  Être un professionnel de la santé oeuvrant au Québec;

6.3.2  Assure la logistique des diverses réunions;

6.3.3  Rédige les procès-verbaux;

6.3 4  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.4  Trésorière

6.4.1  Être un professionnel de la santé au Québec;

6.4.2  Assure la gestion financière du regroupement;

6.4.3  Tient à jour un livre comptable avec les actifs et passifs du regroupement;

6.4.4  Dépose tous les argents du regroupement dans un compte bancaire portant le nom du regroupement, et ce, auprès d’une institution désignée par le comité exécutif;

6.4.5  Présente un rapport des états financiers annuels lors de l’assemblée générale annuelle;

6.4.6  Assure la gestion de la liste des membres du regroupement et reçoit les nouvelles adhésions;

6.4.7  S’assure du renouvellement de l’adhésion au regroupement et du paiement de la cotisation des membres;

6.4.8  Cosigne les chèques émis par le regroupement, et ce, avec la présidente;

6.4.9  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.5  Conseillère (2 postes)

6.5.1  Composé de professionnels de la santé et d'au moins un membre issu de la communauté;

6.5.2  Représente activement les membres du regroupement;

6.5.3  Participe aux rencontres du comité exécutif;

6.5.4  Participe aux différents comités ad hoc;

6.5.5  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.6  Conseillère gouvernementale (1 poste)

6.6.1  Représente les instances gouvernementales telles que les maisons d’enseignements, les différents ministères impliqués dans le dossier des soins de plaies au Québec;

6.6.2  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

6.7  Représentante des partenaires de l’industrie

6.7.1  Représente l’ensemble des membres corporatifs;

6.7.2  Assure les liens entre le comité exécutif et les partenaires de l’industrie;

6.7.3  Signifie aux membres du regroupement, si nécessaire, un conflit d’intérêt potentiel ou présent.

Réunions du comité exécutif

6.8.1  Le comité exécutif doit se réunir au moins trois (3) fois par année;

6.8.2  Ces réunions pourront se faire sous forme de réunions, de conférences téléphoniques, de téléconférences ou tous autres moyens décidés par le comité lui-même;

6.8.3  Les membres du regroupement pourront assister aux rencontres du comité exécutif, et ce, sur invitation.

Quorum du comité exécutif

6.9  50% + 1 des membres du comité exécutif.

Article VII : Durée des mandats des membres du comité exécutif

7.1  Le mandat des administrateurs du comité exécutif est d'une durée de deux (2) ans. Le mandat du représentant des partenaires de l'industrie est d'une durée d'un (1) an. 

Article VIII : Assemblée générale et assemblée extraordinaire

8.1  Tenue
8.1.1  L’assemblée générale annuelle se tient une (1) fois par année au printemps.

8.1.2  Une assemblée extraordinaire peut être demandée lorsque :

  • la présidente reçoit une demande écrite de 25% ou plus des membres du regroupement
  • la présidente le demande
  • tout membre du comité exécutif le demande

8.2  Droit de vote
8.2.1  Seuls les membres non corporatifs en règle ont droit de vote.

  • lors des prises de décisions à l'AGA;
  • lors des élections des membres du comité exécutif;
  • lors de l'élection du représentant des partenaires de l'industrie.

8.2.2  Les partenaires de l'industrie ont uniquement le droit de vote lors de l'élection du représentant des partenaires de l'industrie et peuvent assister aux élections de ce représentant.

8.3  Quorum

8.3.1  10% des membres forme le quorum.

8.4  Convocation

8.4.1  Toute convocation à une assemblée générale annuelle est acheminée par courrier électronique ou par courrier postal au moins quatre (4) semaines avant l’événement;

8.4.2  Toute convocation à une assemblée générale spéciale est acheminée par courrier électronique seulement, et ce, au moins 72 heures avant l’événement.

8.5  Vote

8.5.1  Les décisions prises lors des assemblées générales se font à main levée et la majorité est retenue comme décisionnelle.

Article IX : Logistique des élections et nominations

9.1  Ordre des élections des membres du comité exécutif

9.1.1  Le comité exécutif est composé de huit (8) administrateurs;

9.1.2  Quatre (4) administrateurs sont nommés aux années paires et quatre (4) administrateurs sont nommés aux années impaires;

9.1.3  L'élection des candidats au comité exécutif se fait lors de l'assemblée générale annuelle;

9.1.4  Après l'élection des membres, ces membres désignent parmi eux une présidente, une vice-présidente, une secrétaire, une trésorière et les conseillères qui composeront le comité exécutif.

 

9.2  Les mandats

9.2.1  Le représentant des partenaires de l’industrie est en poste pour une durée de deux (2) ans. Il ne peut pas être élu pour un second mandat consécutif;

9.2.2  La présidente ex-officio demeure disponible pendant un (1) an pour accompagner la nouvelle présidente;

9.2.3  Tout poste vacant d’un membre élu du comité exécutif est comblé par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer. Un poste vacant constitue la démission, le décès ou la perte d’éligibilité d’un membre élu;

9.2.4  Tout poste demeuré vacant suite à l'assemblée générale annuelle peut être octroyé par cooptation à un membre du RQSP par le comité exécutif pour la durée restante du mandat.

 

9.3  Comité de mise en candidature
9.3.1  Le comité de mise en candidature est composé de deux (2) membres dont l’un fait office de président d’élection et il est nommé par la présidente du comité exécutif. Pour être membre de ce comité, il faut :

  • Être un membre en règle et votant depuis au moins deux (2) ans avant l’élection;
  • Ne pas faire partie du comité exécutif;
  • Ne pas être candidat pour les élections du regroupement;

9.3.2  Le dépouillement des votes est fait par les membres du comité d’élection;

9.3.3  La présidente du comité d’élection dévoile le nom des candidats élus pour chacun des postes lors de l’assemblée générale annuelle.

 

9.4  Rôles du comité de mise en candidature

9.4.1  Solliciter les mises en candidature pour chacun des postes en élection à chaque année;

9.4.2  Informer les candidats de leurs rôles et responsabilités tels que décrits dans l’article VI;

9.4.3  Obtenir de chaque candidat un consentement écrit pour sa mise en candidature soixante (60) jours avant la tenue des élections lors de l’assemblée générale annuelle;

9.4.4  Préparer la liste des candidats pour présentation aux membres du regroupement;

9.4.5  Préparer et distribuer les bulletins de vote pour les membres votants.

 

9.5  Votation

9.5.1  Les avis de mises en candidature pour les postes au comité exécutif seront envoyés par courrier électronique aux membres en règles ayant droit de vote;

9.5.2  Les bulletins de mises en candidature sont remis à la présidente d'élection, avant la fin de la période de candidature;

9.5.3  La candidate qui obtient le grand nombre de vote à chacun des postes sera déclarée élue pour ce poste précis;

9.5.4  Dans l’éventualité où il y a égalité entre les votes, il y aura un vote secret lors de l’assemblée générale annuelle;

9.5.5  Dans l’éventualité où il n’y a qu’un seul candidat pour un poste en élection, ce dernier sera déclaré élu par acclamation;

9.5.6  Dans l’éventualité où il n’y a pas de candidat avant l’assemblée générale annuelle, une période de mise en candidature est ouverte en début d’assemblée.

 

Article X : Cotisation des membres

10.1  La cotisation annuelle est déterminée par le comité exécutif et elle est adoptée par les membres du regroupement lors de l’assemblée générale annuelle;

10.2  Cette modification devient donc effective l’année suivante;

10.3  La cotisation annuelle est valide du 1er janvier et se termine le 31 décembre de l'année en cours; 

10.4  Le 1er décembre de chaque année, les membres recevront un avis de renouvellement de leur cotisation annuelle par courrier électronique;

10.5  La date limite pour le paiement  de la cotisation annuelle est le 31 décembre de chaque année, après cette date, le membre sera enlevé de la liste.

10.6  Considérant le travail non rémunéré des membres de l'exécutif du RQSP qui totalise plusieurs heures annuellement, soit :

  • Planification des journées scientifiques (organisation, recherche de conférenciers, lieu de l'activité, etc.) ;
  • Rencontre avec les partenaires de l'industrie;
  • Planification de l'AGA et des élections au sein du comité;
  • Planification de la tournée provinciale et de la formation à présenter;
  • Nombreuses rencontres Skype;
  • Collaboration à diverses activités et instances en soins de plaies telles : INESSS, OIIQ, CESS (MSI), AIISPQ, WCA, CAWC et autres.

Il est proposé que le montant de la cotisation annuelle des membres de l'exécutif soit défrayé par le RQSP pour la durée de leur mandat.

 

Article XI : Trésorerie

11.1  Les membres ayant droit de vote doivent approuvent les états financiers présentés par la trésorière lors de l’assemblée générale annuelle;

11.2  Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres ayant droit de vote doivent approuver les modalités de remboursement des dépenses des membres du comité exécutif et des autres comités.

 

Article XII : Dissolution des actifs

12.1  Advenant la dissolution du regroupement, tous les actifs et biens restants après le paiement des dettes seront remis à un organisme communautaire ou à une fondation à visée provinciale et dont la mission est en lien avec la clientèle à risque ou présentant une plaie.

 

Article XIII : Comités ad hoc

13.1  Les comités ad hoc sont mis en place afin de travailler sur un dossier particulier ou pour faire des recommandations sur des sujets spécifiques;

13.2  Les comités ad hoc sont créés suite à :

  • un vote du comité exécutif
  • à la demande de la présidente
  • une recommandation des membres du regroupement lors d’une assemblée générale annuelle

13.3  Chacun des comités ad hoc doit nommer un responsable. Ce dernier doit déposer un rapport annuel de ses activités au comité exécutif et le présenter aux membres lors de l'assemblée générale annuelle;

13.4  Les membres des comités ad hoc peuvent recevoir une compensation pour leurs dépenses.

 

Article XIV : Amendements

14.1  Les présents articles peuvent être amendés lors d’une assemblée générale par l’assentiment de 25% des membres présents.

        Document proposé le 12 novembre 2011

        Amendé et adopté le 22 mars 2014

       Amendé et adopté le 21 mars 2015

      Amendé et adopté le 18 mars 2016

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